Sabtu, 11 Juni 2011

Mengenal Microsoft Excel oleh Patimah XI.IA.3

Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel merupakan program dari Microsoft Office yang dikhususkan untuk pengolahan lembar kerja (worksheet) atau biasa dikenal dengan istilah spreadsheet program. Excel biasa identik dengan pengolahan angka, dengan menggunakan Excel kita dapat membuat proposal biaya, rencana bisnis, form aplikasi, buku kerja akuntansi, dan masih banyak jenis dokumen lain yang memerlukan perhitungan angka. Selain itu lembar kerja Excel juga dapat menampilkan data dalam bentuk grafik dan gambar. Pengolahan database sederhana juga dimungkinkan dalam aplikasi Microsoft Excel.
Microsoft Excel 2007 memiliki tampilan antarmuka berbeda dari versi - versi sebelumnya. Daftar perintah yang biasa dikelompokkan dalam menu, kali ini dikelompokkan dalam beberapa tab yaitu : Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View.
Masing-masing kategori memiliki toolbar yang dikelompokkan sesuai dengan kriterianya dan dapat diakses secara cepat dan mudah.


Fungsi-Fungsi yang sering di gunakan oleh para pengguna Microsoft Excel (2007) pada umumnya ialah


· SUM


Bentuk penulisan fungsi SUM adalah

=Sum(angka1;angka2;…) Contoh

=Sum (3;10;1) è hasilnya 14

Jika Sum untuk menjumlah sel

=SUM(Sel1;Sel2;…) Contoh:

=SUM(A1;B6;C8)

Jika Sum untuk menjumlah range

=SUM(range) Contoh:

=SUM(A1:A5) à menjumlahkan Range A1 sampai A5



· AVERAGE

Digunakan untuk menghitung rerata/ rata-rata.

Bentuk penulisannya adalah

=AVERAGE(nilai1;nilai2;…) Contoh:

=AVERAGE(2;4;3) à hasilnya adalah 3

=AVERAGE(A1:A5) à mencari nilai rata-rata dari isi sel A1 sampai A5



· MAX


Digunakan untuk mencari nilai maksimal dari satu set data

Bentuk penulisannya adalah

=MAX(nilai1;nilai2;…) Contoh:

=MAX(2;4;10;6;8) à hasilnya adalah 10

=MAX(A1:A5) à akan mencari nilai maksimal dari A1 sampai A5

· MIN

Digunakan untuk mencari nilai minimal dari satu set data

Bentuk penulisannya adalah

=Min(nilai1;nilai2;…) Contoh

=MIN(2;4;10;6;8) à hasilnya adalah 2

=MIN(A1:A5) à akan mencari nilai minimal dari A1 sampai A5



· COUNT


Digunakan untuk menghitung berapa buah argumen yang berisi data numerik

Bentuk penulisannya adalah

=COUNT(argumen1;argumen2;…) Contoh

=COUNT(2;”A”;”B”;5;7) à Hasilnya adalah 3



Fungsi Logika

· NOT

Jika nilai argumen logika nya TRUE maka hasilnya akan bernilai NOT. Demikian juga

sebaliknya.

Bentuk penulisannya

=NOT(nilai logika) Contoh

=NOT(4>5) à hasilnya adalah TRUE



· AND


Dipakai untuk menggabungkan nilai logika dari beberapa nilai logika menjadi satu nilai logika baru. Hasilnya akan bernilai TRUE bila seluruh logika yang digabungkan bernilai TRUE.

Bentuk penulisannya adalah

=AND(logika1;logika2;…)

Contoh =AND(5>1;3<7) à akan bernilai TRUE



· OR


Sama dengan logika And namun, untuk logika Or hasilnya akan bernilai TRUE jika salah satu nilai logika yang digunakan bernilai TRUE. Akan bernilai False bila tidak ada nilai logika yang bernilai TRUE.

Bentuk penulisannya adalah

=OR(logika1;logika2;…) Contoh:

=OR(5>1;9<7) à bernilai TRUE

=OR(5<1;9<7) à bernilai FALSE



· IF


If adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika. Bentuk penulisannya

=IF(UjiLogika;nilaiJikaBenar;NilaiJikaSalah) Contoh:

=IF(E4>80;”Lulus”;”Gagal”) à Akan menghasilkan “Lulus” jika E4>80,jika E4 kurang dari 80 maka hasilnya “Gagal”.

Fungsi Pencarian dan Rujukan




· VLOOKUP


Fungsi Vlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no kolom (data tersusun secara vertikal).

Bentuk Penulisan

=VLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Kolom_Tabel_Rujukan;Rangelookup) Contoh:

=VLOOKUP(C3;$F$3:$G$7;2;TRUE)

=VLOOKUP(C3;TABEL1;2;1)




· HLOOKUP


Fungsi Hlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no baris (data tersusun secara horizontal).

Bentuk Penulisan

=HLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Baris_Tabel_Rujukan;Rangelookup) Contoh :

=HLOOKUP(C3;$F$3:$I$4;1;FALSE).

=HLOOKUP(C3;TABEL2;1;0).

Fungsi Vlookup Excel 2007

Salah satu dari sekian banyak fungsi yang disediakan Microsoft Excel adalah Fungsi Vlookup dan Hlookup, fungsi sangat berguna dalam membantu kita membaca atau memilih data tertentu berdasarkan kriteria baik secara vertikal maupun horizontal.
Misalnya, kita ingin mencari nama barang berdasarkan kode barang dan lain sebagainya.
Fungsi VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal.
Bentuk umum:=VLOOKUP (Nilai kunci, range tabel, No Indeks Kolom)
vlookup fuction
=VLOOKUP(A5, $C$8:$E$15,2)–jika menggunakan alamat absolut
=VLOOKUP(A5,Kode_Barang,2)–jika alamat sel absolut sudah diberi nama “Kode_Barang”.
Fungsi HLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara horizontal
Bentuk umum: =HLOOKUP (Nilai kunci, range tabel, no Indeks baris)
hlookup fiction
Contoh hasil penulisan rumus
=HLOOKUP(A5,$C$8:$E$15,2)–jika menggunakan alamat absolut
=HLOOKUP(A5,Kode_Barang,2)–jika alamat sel absolut sudah diberi nama “Kode_Barang”.
Catatan: cara memberikan alamat sel/range
  1. Blok sel/range yang akan diberi nama
  2. Pilih Menu Formulas, pada Tolbar/Ribbon Defined Names pilih Define Name, ketik nama tabel yang dibuat,OK.
Contoh tampilan pengisian nama tabel :
difine name






istilah-istilah dan fungsi formula excel 2007

excel-2007Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.  Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini
Istilah-istilah dalam Excel
1. Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5
2. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.
3. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)
4. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6
5. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6
6. Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7
7. Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5
8. Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7
Menulis Rumus
1.Operasi Logika
Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :
a. = : sama dengan
b. > : lebih besar dari
c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan
e. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan
2. Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().
A.Fungsi Logika
Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :
1. Fungsi If :
Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
Contoh : =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))
2. Fungsi String
Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan
1. Fungsi VALUE :
digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
penulisannya : =VALUE(text)
2. Fungsi FIND :
digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)
3. Fungsi MID
digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)
4. Fungsi LEFT atau RIGHT :
digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)
5. Fungsi REPLACE :
digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter),
penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)
6. Fungsi CONCATENATE :
digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string,
penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)
B. Fungsi Tabel :
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP),
penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
1.1 Cara memulai aplikasi Microsoft Excel 2007
Langkah-langkah:
  1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.
  2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Excel.
  3. Muncul Gambar 1.1

1.2  Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007
















Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus 
mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel


Gambar 1.1

Tampilan di layar saat Microsoft Office 2007 dijalankan



Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007:

1) Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.


2) Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat 
dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish 
dokumen.


3) Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses 
berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.


4) Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.



5) Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6) Lembar Kerja (Workbook)
Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
7) Cell
8) Nomor Baris
9) Nomor Kolom
10) Nama Range
11) Fungsi
12) Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal.


1.3 Memulai Buat Dokumen

Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada Gambar 1.2.



Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 6.2 adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
# Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “Daftar Unit Kerja”           pada Cell aktif tersebut.
# Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti pada tampilan                    dibawah ini:


# Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel           dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.


2. Penggunaan Cell
# Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1                      kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell  agar judul                    laporan terletak ditengah-tengah tabel.

# Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol        Bold  atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic .

3. Penggunaan AutoFill

Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai.



Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel seperti pada Gambar 1.3.


Gambar 1.3.
4. Penggunaan format Tabel dan Cell
# Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi              border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini ,              kemudia akan muncul pilihan style format tabel seperti berikut ini.

Gambar 1.4
# Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 1.4. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara:
* Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai F15, kemudian klik panah pada tombol  dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar